为意外做好准备:靠谱的滚球平台的灾难准备

2020年3月30日

罗谢尔·华盛顿著

自然灾害或疾病可以在任何时候袭击任何人. 全球大流行, 地震, 洪水, 火, 或者任何意想不到的疾病都会影响我们以及我们管理公司的方式. 小靠谱的滚球平台事务所的靠谱的滚球平台尤其容易受到影响，因为他们更有可能受到重大影响，难以单独处理危机. 但遭遇灾难并不能免除靠谱的滚球平台对客户的道德义务. 那么，这些规则在为意外情况做准备方面提供了什么指导呢? 

根据D.C. 规则1.评语五、个人执业应当指定一名备用靠谱的滚球平台. 指定人员需要“审查客户文件”并“通知客户”,以及“确定是否需要立即采取保护行动”.“¹如果靠谱的滚球平台未能建立一个备用安排, 他们可能会受到专业责任委员会的干预. 因此，每个靠谱的滚球平台都必须为自己的公司制定正式的后备计划. 

当你制定你的计划时，这里有四件事需要考虑.  

1. 指定一名后备靠谱的滚球平台. 对于小靠谱的滚球平台事务所, 备用靠谱的滚球平台应该是你办公室的另一位靠谱的滚球平台，他在你的司法管辖区也有执照. 这是最方便的安排，因为他们认识你, 无论是个人还是职业, 也许已经对你处理案件的方式有所了解了. 对于独立靠谱的滚球平台来说，找一个替补靠谱的滚球平台可能更具挑战性. 您可能需要建立网络，并考虑在与您相同的司法管辖区获得许可的同行. 记住，如果你让一个单独的同事为你做这件事，他们可能会反过来要求你做同样的事. 

与你的备用靠谱的滚球平台签订一份正式的书面协议，并向员工提供一份书面计划，确定靠谱的滚球平台是你的备用靠谱的滚球平台，并向他们提供明确的程序和指示，告诉他们在你不在的情况下他们需要做什么. 的 D.C. 靠谱的滚球平台执业管理咨询服务 能否提供一份协议模板来帮助你完成这个过程. 

2. 要具体. 你的指定人员应该确切地知道，如果你变得无能为力或不可用时，你需要他们做什么. 你的协议应该解决客户文件的机密性问题，以及如何处理任何潜在的冲突. 你亦应在收费协议中向你的客户披露此备份安排的存在，并向他们解释你的备份将履行什么职责. 例如, “备用靠谱的滚球平台可能会访问你的文件，但仅限于告知你情况所需的信息, 以你的名义提出必要的保护动议, 及/或向法院发出通知.“记住，D。.C. 靠谱的滚球平台受规则1的约束.6和8.4、涉及保密和诚信.²签署一份正式的书面协议，明确指定的靠谱的滚球平台作为你的后备靠谱的滚球平台, 因此他们必须遵守这些规则. 

您建立的协议不要求您向备份提供客户事务的全部知识. 后备靠谱的滚球平台可以被限制在你认为合适的任务上, 例如，在不了解与客户事务相关的任何细节的情况下，使用联系人列表向客户提供通知，告知你的工作能力不足. 在决定提供多少访问权限时，您必须使用您的判断, 尤其是涉及到潜在冲突的时候. 

交易法律业务的备份需要的指示与诉讼业务的备份靠谱的滚球平台不同. 例如, 如果你要打官司，你可能希望指示你的备份访问你的日历，以确定任何最后期限或即将到来的出庭. 如果你的事情需要采取“保护措施”,“准备好的样本模板动议可以让你的备用靠谱的滚球平台不那么费力. 

你对你的客户也有经济上的义务. 如果你在执业中收取预付款, 您可能还需要向备用靠谱的滚球平台提供有关如何处理您的IOLTA帐户或如何联系您的会计师以确保正确分配和收集客户资金的说明. 定期测试驱动备份计划并检查客户可以帮助避免冲突并暴露计划中的任何弱点. 

3. 使资讯易于获取. 使用带有OneDrive的Office 365或带有谷歌Drive的谷歌G-Suite等服务以电子方式存储文件，您的备份靠谱的滚球平台可以在需要时登录并远程访问您的文件. Clio和MyCase是基于云的案例管理程序，可以通过互联网轻松访问您的文件. 如果您正在使用云服务, 你的备份靠谱的滚球平台需要知道你正在使用的具体软件和随附的登录凭据. 他们可能还需要获得电子归档的密码. 确定提供这些代码的最佳方式，以便备份仅在必要时使用或访问它们. 一种方法是把你重要的密码放在一个密封的信封里，放在保险箱里, 并注明只有在紧急情况下才能打开. 考虑当您的备份必须访问您的数据时可能出现的任何其他障碍，并确定如何最好地使该信息可访问. 

4. 准备好员工. 如果你的员工通常在现场工作, 他们应该接受培训，了解在灾难发生时应遵循的规程. 是否为员工制定了书面政策和程序, 包括关于员工应该如何在另一个地点工作以及他们如何访问信息的具体协议. 使用云服务会有所帮助, 提供您和您的员工远程访问您的文件和程序，并允许您继续协作和异地工作, 假设所有人都能上网. 你的员工也应该知道如何联系你的保险公司, 你指定的备用靠谱的滚球平台, 还有你的私人紧急联系人. 

¹看到 D.C. 规则1.3评论5. 为了防止在单独执业靠谱的滚球平台停止执业的情况下忽视客户事务, 每个个体执业者都应该准备一份计划, 符合适用的规则, 这就指定了另一位有能力的靠谱的滚球平台来审查客户档案, 通知每一位客户该靠谱的滚球平台已不再从事法律业务, 并确定是否需要立即采取保护措施. 看到 D.C. 应用程序. R. XI, §15(a)(哥伦比亚特区上诉法院对靠谱的滚球平台的任命, 由董事会就专业责任提出动议, 靠谱的滚球平台死亡的案件, 消失了, 或者因无行为能力或残疾而被停职，没有伴侣, 助理或其他负责任的靠谱的滚球平台有能力处理靠谱的滚球平台事务).” 

²看到 D.C. 规则1.6和8.4(c).